Het documenteren van contracten, afgesproken regels, reglementen en kennisbanken van bedrijven is heel belangrijk. Vaak is dit de core van je business en dus is het hebben van een goed Document Management Systeem (DMS) van steeds groter belang. Dagelijks krijgt je bedrijf veel nieuwe informatie binnen. Deze informatie moet op een overzichtelijke en duidelijke terug te vinden manier worden opgeslagen. In dit blog gaan we dieper in op de vraag wat een document management systeem is en hoe het bedrijven kan helpen om het documentbeheer zo efficiënt mogelijk te maken. 

Documenteren

Een DMS is in feite een intelligente opslagplaats. In ICT-termen wordt dit ook wel een repository genoemd. Binnen deze centrale opslagplaats kun je als bedrijf documenten opslaan met behulp van metadata die snel zijn terug te vinden. Zo kun je documenten achterhalen door bijvoorbeeld te zoeken op de auteur van een document, een personeelsnummer of de functietitel. De documenten zijn met een goed DMS goed te beveiligen, afhankelijk van de mate waarin dit gewenst of noodzakelijk is.   

Toepasbaarheid

Wanneer je je afvraagt of een DMS systeem bij jou en/of je bedrijf nodig is, is het goed om voor jezelf na te gaan of je het gevoel hebt of je wel het maximale uit alle beschikbare informatie haalt. Ook wanneer je lang moet zoeken naar de juiste informatie, of helemaal geen idee meer hebt waar je bepaalde informatie terug kunt vinden, biedt een goed DMS uitkomst. 

Betere samenwerking

Met een document management systeem kunnen medewerkers op hetzelfde moment aan hetzelfde document werken. Dit houdt in dat ze elkaar niet in de weg kunnen zitten of op elkaar hoeven te wachten. Dit is een groot voordeel als je in je bedrijf veel projectmatig werkt. Door het hele team toegang te geven tot dezelfde documenten, wordt er efficiënter en makkelijker gewerkt. Daarnaast kun je automatische workflows instellen, waardoor taken op tijd kunnen worden uitgezet en iedereen weet wie welke handeling moet verrichten. Zo helpt een DMS je bedrijf op meerdere vlakken – zowel met inkomende als uitgaande documenten en correspondentie – met het verhogen van de efficiëntie. Tijdrovende zoektochten naar de juiste documenten zijn verleden tijd en ook de samenwerking loopt een stuk soepeler. 

Veiliger en foutlozer

De automatische functies binnen een DMS zorgen ook voor een veiligere manier van werken, omdat het risico op fouten sterk wordt gereduceerd. Daarnaast kun je met een document management systeem zorgen dat je bijna automatisch voldoet aan de laatste en juiste wet- en regelgeving.